Die Qualitätssicherung in der
Planverteilung und –archivierung wird in der Praxis oft als Planmanagement
bezeichnet. In welcher Form -ob per EDV oder dem schon fast
ausgedienten Karteikasten- hängt von der Struktur des Büros, oder auch von
eventuellen Festlegungen der Projektleitung ab. Viele Softwarehäuser bieten
inzwischen EDV-Programme für das Planmanagement an, zum Beispiel Eplass vom Würzburger
Ingenieurbüro Seib-itc oder Planum 2000 der Software AG. Oft scheitert deren
Einsatz jedoch aus finanziellen Gründen. In Gesprächen mit Planern,
Projektsteuerern und Bauleitern bestand jedoch, unabhängig in welcher Form,
kein Zweifel an der Notwendigkeit eines Planmanagements. Es wurde jedoch immer
betont, es müsse im finanziellen Rahmen bleiben.
Das
in dieser Diplomarbeit ausgearbeitete System ist daher so strukturiert, dass es
die grundlegenden Bedürfnisse eines funktionierenden Planmanagements erfüllt,
jedoch aber mit geringem Aufwand vom Zeit und Geld, sowie minimalen
EDV-Kenntnissen angewendet werden kann. Das nebenstehende Flussdiagramm zeigt
diese Struktur. Nach der Festlegung des Inhaltes folgt die Vergabe einer
Plan-nummer nach dem geregelten Nummerierungssystem. Anschließend wird das
Plan-stammblatt erstellt, unter dem eine Art Karteikarte zu verstehen ist. Diese
Daten werden in den Plankopf übernommen und mit jeder Änderung aktualisiert.
Parallel dazu geschieht die Qualitätssicherung des Inhaltes. Im Anschluss wird
die Versendung der Unterlagen mit den zur Verfügung stehenden Medien nach der
Planverteilerliste verschickt. Gleichzeitig werden die Planungsstände
archiviert. Durch die einfache Strukturierung kann dieses System mit geringen
Kenntnissen in gängige EDV-Datenbanksysteme wie Access oder SQL übernommen
werden und individuell den Projekten angepasst werden.
In der Regel wird dieses System
bei größeren Projekten vom beauftragten Büro für das Baumanagement
festgesetzt. Es gibt dafür keine feste Regelung. Auf einen Nenner gebracht muss
es dennoch drei Eigenschaften erfüllen:
·
einfach
·
sinnvoll
·
selbsterklärend
Inhaltlich muss aus
der Plannummer mindestens hervorgehen,
-
um welche Planart es sich handelt ,
-
welches Bauteil es betrifft,
-
was der Inhalt des Planes ist,
-
für welche Ebene / welches Stockwerk er gehört,
-
welchen Index der Plan hat,
-
welches Büro der Verfasser ist.
Die folgende Darstellung zeigt ein mögliches
Plannummerierungssystem
:
Schon in der
Entwurfsplanung, spätestens in der Ausführungsplanung sollte für jeden Plan
ein Planstammblatt angelegt werden. Ob in Papierform (Karteikasten) oder digital
(Datenbank) enthält es von der Urfassung bis zum letzten Planungsstand alle
relevanten Daten der Planunterlagen. Um den Zeitaufwand für die Verwaltung und
Aktualisierung möglichst gering zu halten, ist es sinnvoll nur wichtige
Informationen aufzunehmen. In der Regel reicht es aus das Planstammblatt
in drei Bereiche zu gliedern:
1)
Allgemeine Projektdaten
2)
Informationen zur Urfassung
3)
Aktuelle Planungsstände
Das sorgfällige Führen dient nicht nur zum leichteren Überblick,
sondern auch zur Dokumentation. Als Nachweis, dass zum Beispiel Änderungen von
Fachplanern integriert wurden. Es ist ratsam, dem Bauherrn oder Projektsteuerer
regelmäßig alle Planstammblätter in gesammelter Form zu übergeben, um bei späteren
Streitfragen Belege aus zweiter Hand vorweisen zu können.
Der Inhalt eines Plankopf
es besteht im wesentlichen aus den Angaben des Planstammblattes. Daher wäre die
optimale EDV-Lösung eine Verknüpfung beider Dateien. Weitere erforderliche Ergänzungen
sind nachfolgend aufgelistet .
Bei der Recherche zu diesem Thema
hat sich sehr schnell gezeigt, dass es unsinnig ist, Regeln zur optischen
Gestaltung zu machen. Um jedoch die Wünsche von Bauleitern der ausführenden
Firmen zu erfüllen, sollte bei diesen Plänen auf eine einfache leserliche
Schrift, sowie einer großen Darstellung des Maßstabes geachtet werden.
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Mindestangaben
auf Planköpfen
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Im Entwurfsstadium:
-
Bauvorhaben
-
Bauherr
-
Architekt / Fachplaner
-
Bezeichnung des Planinhalts
-
Name des Verfassers mit Unterschrift
-
Datum
-
Maßstab
Ergänzungen in der
Ausführungsplanung:
-
Plan-Nr. mit Index
-
Tabelle mit Index und dazu gehörigen Änderungen sowie Verteiler
-
Angaben zur Planfreigabe
-
Übersichtsskizze des Bauobjektes
-
Alle beteiligten Planungsbüros des Projektes
In der Planverteilung
muss zwischen digitalen Datenaustausch und der Verteilung in
Papierform unterschieden werden.
In der Regel erfolgt der digitale
Datenaustausch mittels Email oder Datenfernübertragung. Bei größeren
Bauvorhaben besteht der Trend dazu, dass zentrale Projektserver eingerichtet
werden und jeder Planer des Projektteams ihm zugeteilte Zugriffsrechte hat. In
beiden Fällen muss dokumentiert werden, zu welchem Zeitpunkt die Pläne anderen
Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt wurden. Eine derartige Dokumentation
schützt zwar nicht vor Übertragungsfehlern und Systemabstürzen, kann aber die
Beweislast umkehren.
Annähernd anlog erfolgt der
Versand in Papierform. Dieser wird entweder vom Planungsbüro selbst oder von
Kopierfirmen durchgeführt. Ist letzteres der Fall müssen auch diese dazu
verpflichtet werden, ihre
Zustellung nachzuweisen. Neben der Bestätigung des Empfängers und der
Plannummer ist das Datum ein wesentlicher Nachweis. Oft wird hier fälschlicherweise
das Datum der Kopieanfertigung eingetragen, während der Versand erst Tage später
geschieht.
Wie der Versand kann auch die
Archivierung
digital oder in Papierform erfolgen. Dies ist jedoch nicht das
hauptsächliche Problem. Vielmehr steht die Frage im Raum: „Wo und wie lange müssen
die Unterlagen aufbewahrt werden?“ Grundlage dafür bildet das
Werksvertragsrecht des Bürgerlichen Gesetzbuches. Der Zeitraum ist an die Gewährleistungsdauer
für Architekten- und Ingenieurleistungen geknüpft und beginnt mit der Abnahme
der Leitung. In Verträgen, in denen auch die Leistungsphase 9
„Objektbetreuung und Dokumentation“ vereinbart ist, beginnt die Gewährleistung
der Ingenieure mit Ablauf der des letzten Handwerkers. Abhilfe kann eine
schriftliche Teilabnahme beim Einzug des Bauherrn bringen. Im § 638 BGB wird für
Arbeiten an Bauwerken innerhalb des Werkvertragrechts eine Verjährung in fünf
Jahren festgelegt. Jedoch gibt es Ausnahmefälle. Ein BGH-Urteil vom 30.09.1999
regelt dies: „Liegt ein nicht mehr nachbesserungsfähiger Mangel eines
Architektenwerkes vor, kann der Besteller des Architektenwerkes Schadenersatz
nach § 365 BGB geltend machen. Dieser Anspruch setzt eine Abnahme nicht voraus.
Er unterliegt der dreißigjährigen Regelverjährung nach § 195 BGB.“ Ein
nicht mehr nachbesserungsfähiger Mangel liegt vor, wenn die grundsätzliche
Eignung des Bauwerks nicht erfüllt ist. So muss z.B. ein vereinbartes
Verwaltungsgebäude als solches nutzbar sein und es dürfen dem auch keine öffentlichrechtlichen
Nutzungsbeschränkungen entgegenstehen. Auch muss eine Tiefgarage ohne Einschränkung
ganzjährig nutzbar sein oder Räume mit EDV-Anlagen bestimmte Werte für
Raumtemperatur und Luftfeuchtigkeit einhalten können. Da es sich in dieser
Hinsicht um kausale Planungsfehler handelt, kann nicht prinzipiell davon
ausgegangen werden, dass Dokumente 30 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Da
aber in der Regel die Leistungsphasen 1-9 vereinbart sind, jedoch keine
schriftliche Teilabnahme nach dem Nutzungsbeginn gemacht wird, ist es für
Architekten und Ingenieure ratsam alle Dokumente und Planunterlagen für 10
Jahre zu archivieren.
Bei der Strukturierung des
Archivsystems ist auf Einfachheit zu achten. Nicht selten übernehmen
studentische Hilfskräfte die Archivierung. Diese sind nicht in das Projekt
eingearbeitet, noch kennen sie die Namen der verschiedenen Planungsbüros. Die
einfachste und effektivste Art einer Archivierung von Planunterlagen in
Papierform innerhalb eines Projekts ist die Zuordnung von laufenden Nummern ohne
Berücksichtigung des Inhalts. In dieser Reihenfolge werden sie dann abgelegt
und in einer zentralen Datei aufgelistet.